Πολιτική Απορρήτου

Η παρούσα Πολιτική Απορρήτου εξηγεί πώς η Sudoplz S.R.L., εταιρεία με έδρα τη Ρουμανία που λειτουργεί την πλατφόρμα Nineflat («Nineflat», «εμείς»), συλλέγει, χρησιμοποιεί και προστατεύει προσωπικά δεδομένα όταν επισκέπτεστε το nineflat.com ή χρησιμοποιείτε την πλατφόρμα στο app.nineflat.com (η «Υπηρεσία»), σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679 («ΓΚΠΔ») και την εφαρμοστέα εθνική νομοθεσία. Για ερωτήματα απορρήτου: legal@nineflat.com ή support@nineflat.com.

1. Οι ρόλοι μας: υπεύθυνος ή εκτελών την επεξεργασία

Η Nineflat ενεργεί με δύο διακριτούς ρόλους:

• Ως υπεύθυνος επεξεργασίας για τα δεδομένα του δικού σας λογαριασμού (στοιχεία εγγραφής, χρέωση συνδρομής, ρυθμίσεις, δεδομένα χρήσης και ασφάλειας, επικοινωνία με την υποστήριξη, δεδομένα ιστότοπου και marketing).
• Ως εκτελών την επεξεργασία για τα δεδομένα που ιδιοκτήτες και διαχειριστές ακινήτων (οι πελάτες μας) καταχωρίζουν και διαχειρίζονται μέσω της Υπηρεσίας - π.χ. στοιχεία ενοικιαστών, μισθώσεις, πληρωμές ενοικίων. Υπεύθυνος επεξεργασίας για τα δεδομένα αυτά είναι ο εκάστοτε ιδιοκτήτης/διαχειριστής· η επεξεργασία μας διέπεται από τη Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων (DPA).

Εάν είστε ενοικιαστής και έχετε ερωτήσεις για το πώς ο ιδιοκτήτης ή ο διαχειριστής σας χειρίζεται τα δεδομένα σας, απευθυνθείτε πρώτα σε εκείνον· θα συνδράμουμε στην ικανοποίηση των δικαιωμάτων σας όπως προβλέπει το DPA.

2. Τι δεδομένα συλλέγουμε

• Στοιχεία λογαριασμού: όνομα, email, τηλέφωνο, φωτογραφία προφίλ, γλώσσα και ρυθμίσεις. Η ταυτοποίηση γίνεται μέσω του παρόχου Clerk (συμπεριλαμβανομένης σύνδεσης μέσω Google/κοινωνικών δικτύων, εφόσον την επιλέξετε).
• Δεδομένα χώρου εργασίας: ακίνητα, μισθώσεις, επαφές (ενοικιαστές, συνεργεία κ.λπ.), χρεώσεις, τιμολόγια, πληρωμές, αιτήματα συντήρησης, έγγραφα που μεταφορτώνετε.
• Δεδομένα πληρωμών: η επεξεργασία καρτών γίνεται από τη Stripe - δεν αποθηκεύουμε αριθμούς καρτών. Διατηρούμε αρχεία συναλλαγών (ποσά, ημερομηνίες, κατάσταση) και, για χειροκίνητες μεθόδους, τα στοιχεία IBAN που καταχωρίζει ο διαχειριστής.
• Δεδομένα ελέγχου υποψήφιων ενοικιαστών: εφόσον συμμετέχετε οικειοθελώς σε έλεγχο, τα έγγραφα και στοιχεία που υποβάλλετε (π.χ. αποδεικτικά εισοδήματος και απασχόλησης, μισθωτήριο, αποσπάσματα τραπεζικών κινήσεων) και τα εξαγόμενα από αυτά στοιχεία.
• Δεδομένα ηλεκτρονικής υπογραφής: υπογεγραμμένα έγγραφα και μεταδεδομένα υπογραφής (χρόνος, υπογράφων, στοιχεία επαλήθευσης).
• Επικοινωνίες: ειδοποιήσεις email/SMS/Viber που αποστέλλονται μέσω της Υπηρεσίας, κατάσταση παράδοσης, αναφορές αποτυχίας/παραπόνων (bounce/spam) και μητρώα απεγγραφής.
• Δεδομένα χρήσης και ασφάλειας: αρχεία καταγραφής (audit logs) των ενεργειών στον λογαριασμό, διευθύνσεις IP, στοιχεία συσκευής/προγράμματος περιήγησης, αναφορές σφαλμάτων.
• Συνομιλίες υποστήριξης: όταν επιλέγετε να επικοινωνήσετε μέσω του κουμπιού υποστήριξης, το κείμενο της συνομιλίας, όνομα/email, URL, στοιχεία προγράμματος περιήγησης/συσκευής και πρόσφατη δραστηριότητα προϊόντος. Εάν έχετε δώσει συγκατάθεση για ανάλυση, μπορεί επίσης να συνδεθεί καταγραφή συνεδρίας με απόκρυψη κειμένου και πεδίων εισαγωγής.
• Δεδομένα ιστότοπου: cookies και αναγνωριστικά όπως περιγράφονται στην ενότητα 10.
• Εφαρμογή για κινητά: εάν επιτρέψετε τις ειδοποιήσεις, ένα αναγνωριστικό ειδοποιήσεων (push token) της συσκευής σας και η πλατφόρμα της (iOS ή Android), ώστε να σας στέλνουμε ειδοποιήσεις. Μπορείτε να τις απενεργοποιήσετε ανά κατηγορία στις ρυθμίσεις της εφαρμογής ή του κινητού σας. Η ανάλυση χρήσης από την εφαρμογή σημειώνει την πλατφόρμα και την έκδοσή της. Η εφαρμογή δεν καταγράφει την οθόνη σας και δεν στέλνει σε διαφημιστικά δίκτυα την ταυτότητά σας ή τη δραστηριότητά σας σε αυτήν· μόνο ανώνυμες μετρήσεις βημάτων (π.χ. ότι στάλθηκε ένας έλεγχος υποψήφιου ενοικιαστή), χωρίς κανένα αναγνωριστικό.

3. Σκοποί και νομικές βάσεις

• Παροχή της Υπηρεσίας (λογαριασμός, χώροι εργασίας, πληρωμές, ειδοποιήσεις, υποστήριξη) - εκτέλεση σύμβασης (άρθρο 6 §1 β ΓΚΠΔ).
• Έλεγχος υποψήφιων ενοικιαστών - η συμμετοχή σας γίνεται με δική σας πρωτοβουλία και ρητή ενέργεια υποβολής· η επεξεργασία στηρίζεται στη σύμβαση με εσάς και, όπου απαιτείται, στη συγκατάθεσή σας (άρθρο 6 §1 α, β), την οποία μπορείτε να ανακαλέσετε.
• Συμμόρφωση με νομικές υποχρεώσεις (φορολογικά και λογιστικά αρχεία, διαβίβαση myDATA κατ’ εντολή, ανταπόκριση σε νόμιμα αιτήματα αρχών) - άρθρο 6 §1 γ.
• Ασφάλεια, πρόληψη απάτης, βελτίωση προϊόντος και μετρήσεις χρήσης - έννομο συμφέρον (άρθρο 6 §1 στ), με στάθμιση έναντι των δικαιωμάτων σας.
• Cookies analytics/διαφήμισης και εμπορική επικοινωνία - συγκατάθεση (άρθρο 6 §1 α), την οποία μπορείτε να ανακαλέσετε ελεύθερα.

4. Έλεγχος ενοικιαστών και τεχνητή νοημοσύνη

Κατά τον έλεγχο υποψήφιου ενοικιαστή, χρησιμοποιούμε υπηρεσίες τεχνητής νοημοσύνης (Google Cloud Vertex AI) για την εξαγωγή στοιχείων από τα έγγραφα που υποβάλλετε. Ισχύουν τα εξής:

• Τα έγγραφα υποβάλλονται από εσάς, με δική σας πρωτοβουλία· βλέπετε εκ των προτέρων τι ζητείται.
• Δεν λαμβάνεται καμία απόφαση αποκλειστικά με αυτοματοποιημένα μέσα (άρθρο 22 ΓΚΠΔ): η βαθμολογία είναι υποβοηθητική και η απόφαση μίσθωσης λαμβάνεται από άνθρωπο - τον ιδιοκτήτη/διαχειριστή.
• Τα δεδομένα σας δεν χρησιμοποιούνται για εκπαίδευση μοντέλων τεχνητής νοημοσύνης γενικής χρήσης.
• Διατήρηση: τα αποδεικτικά έγγραφα ελέγχου διαγράφονται αυτόματα 30 ημέρες μετά την υποβολή τους (με οριστική εκκαθάριση από τα αποθηκευτικά μέσα εντός 7 επιπλέον ημερών). Το συνοπτικό αποτέλεσμα διατηρείται όσο απαιτείται για τη σχετική υποψηφιότητα.

5. Με ποιους μοιραζόμαστε δεδομένα

Δεν πωλούμε προσωπικά δεδομένα.Κοινοποιούμε δεδομένα μόνο: (α) σε μέλη του χώρου εργασίας σας, σύμφωνα με τα δικαιώματα πρόσβασης που έχει ρυθμίσει ο διαχειριστής του· (β) στους κατωτέρω υπεργολάβους επεξεργασίας, στον βαθμό που απαιτείται για τη λειτουργία της Υπηρεσίας· (γ) σε αρχές, όταν υποχρεούμαστε από τον νόμο· (δ) στην ΑΑΔΕ (myDATA), μόνο κατ’ εντολή του χρήστη που ενεργοποιεί τη διαβίβαση.

• Stripe - επεξεργασία πληρωμών και εκταμιεύσεις.
• Clerk - ταυτοποίηση και διαχείριση συνεδριών.
• Amazon Web Services (Φρανκφούρτη, eu-central-1) - φιλοξενία, βάση δεδομένων, αποθήκευση αρχείων (S3), καταγραφή μετρήσεων.
• Mailgun - αποστολή email ειδοποιήσεων.
• Infobip - αποστολή SMS και Viber Business Messages.
• Google Cloud (Vertex AI) - εξαγωγή στοιχείων από έγγραφα ελέγχου.
• Sentry - καταγραφή σφαλμάτων και επίδοσης.
• Google Firebase Cloud Messaging (και η Apple Push Notification service στο iPhone) - παράδοση ειδοποιήσεων στην εφαρμογή για κινητά: το αναγνωριστικό της συσκευής και το κείμενο της ειδοποίησης, χωρίς ποσά ή προσωπικά στοιχεία.
• Google Analytics / Google Ads, Meta Pixel - μετρήσεις και διαφήμιση στον ιστότοπο, μόνο με τη συγκατάθεσή σας (βλ. ενότητα 10).
• PostHog (ΕΕ, Φρανκφούρτη) - ανάλυση χρήσης (με cookies μόνο με τη συγκατάθεσή σας), καταγραφές συνεδρίας με συγκατάθεση και συνομιλίες υποστήριξης.

Σε περίπτωση εταιρικού μετασχηματισμού (συγχώνευση, εξαγορά), τα δεδομένα μπορεί να μεταβιβαστούν στον διάδοχο φορέα υπό ισοδύναμους όρους προστασίας, με προηγούμενη ενημέρωσή σας.

6. Διεθνείς διαβιβάσεις

Τα κύρια συστήματα και οι βάσεις δεδομένων μας φιλοξενούνται στην ΕΕ (Φρανκφούρτη). Ορισμένοι πάροχοι (π.χ. Stripe, Clerk, Sentry, Google, Meta, Mailgun) ενδέχεται να επεξεργάζονται δεδομένα στις ΗΠΑ ή αλλού εκτός ΕΟΧ. Στις περιπτώσεις αυτές βασιζόμαστε σε αποφάσεις επάρκειας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής (συμπεριλαμβανομένου του EU-US Data Privacy Framework) ή στις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες, με πρόσθετα μέτρα όπου απαιτείται.

7. Διατήρηση δεδομένων

• Δεδομένα λογαριασμού: για όσο διάστημα ο λογαριασμός είναι ενεργός· μετά τη διαγραφή, ανωνυμοποιούνται (βλ. οδηγίες διαγραφής).
• Οικονομικά και φορολογικά αρχεία (πληρωμές, τιμολόγια, χρεώσεις): διατηρούνται για όσο απαιτεί η φορολογική και λογιστική νομοθεσία.
• Έγγραφα ελέγχου ενοικιαστών: αυτόματη διαγραφή 30 ημέρες μετά την υποβολή (+7 ημέρες οριστική εκκαθάριση).
• Μητρώα απεγγραφής/καταστολής email: για όσο χρειάζεται ώστε να τηρείται η προτίμησή σας.
• Αρχεία καταγραφής (audit logs) και αντίγραφα ασφαλείας: τα αντίγραφα ασφαλείας ανακυκλώνονται εντός 30 ημερών· τα audit logs διατηρούνται για εύλογο διάστημα για λόγους ασφάλειας και λογοδοσίας.
• Συνομιλίες υποστήριξης: διατηρούνται σύμφωνα με τις ρυθμίσεις της υπηρεσίας υποστήριξης και μπορούν να διαγραφούν κατόπιν αιτήματος. Οι συνδεδεμένες καταγραφές συνεδρίας διατηρούνται επί του παρόντος για 30 ημέρες.
• Μετά τον τερματισμό λογαριασμού πελάτη: δυνατότητα εξαγωγής για 30 ημέρες, κατόπιν διαγραφή από τα κύρια συστήματα (βλ. DPA).

8. Ασφάλεια

Εφαρμόζουμε κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα: κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά (TLS) και σε ηρεμία, ελέγχους πρόσβασης ελάχιστου προνομίου, καταγραφή ενεργειών (audit logs), δικαιώματα ανά πόρο και πεδίο, και περιορισμένη πρόσβαση μηχανικών στα συστήματα παραγωγής. Κανένα σύστημα δεν είναι απολύτως ασφαλές· σε περίπτωση παραβίασης που ενέχει κίνδυνο για τα δικαιώματά σας, θα ειδοποιήσουμε την αρμόδια αρχή και - όπου απαιτείται - εσάς, σύμφωνα με τα άρθρα 33-34 ΓΚΠΔ.

9. Τα δικαιώματά σας

Βάσει του ΓΚΠΔ έχετε δικαίωμα:

• πρόσβασης στα δεδομένα σας και λήψης αντιγράφου·
• διόρθωσης ανακριβών δεδομένων·
• διαγραφής («δικαίωμα στη λήθη»), με την επιφύλαξη νόμιμων υποχρεώσεων διατήρησης·
• περιορισμού της επεξεργασίας και εναντίωσης σε επεξεργασία βάσει έννομου συμφέροντος·
• φορητότητας - μπορείτε να εξαγάγετε τα δεδομένα σας αυτοπροσώπως από Ρυθμίσεις → Εξαγωγή δεδομένων·
• ανάκλησης συγκατάθεσης οποτεδήποτε, χωρίς αναδρομικό αποτέλεσμα.

Μπορείτε να διαγράψετε τον λογαριασμό σας αυτοπροσώπως από Ρυθμίσεις → Προφίλ, ή να μας γράψετε στο legal@nineflat.com. Απαντάμε εντός ενός μηνός. Έχετε επίσης δικαίωμα καταγγελίας στη ρουμανική εποπτική αρχή ANSPDCP (www.dataprotection.ro) - επικεφαλής αρχή για εμάς - ή στην αρχή του τόπου διαμονής σας, π.χ. στην Ελλάδα στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (www.dpa.gr).

10. Cookies και παρόμοιες τεχνολογίες

Χρησιμοποιούμε τις εξής κατηγορίες:

• Απολύτως απαραίτητα (δεν απαιτούν συγκατάθεση): cookie συνεδρίας ταυτοποίησης (Clerk), προτίμηση γλώσσας (nf_locale), αποθήκευση της επιλογής σας για τα cookies (nf_consent_v2, για 180 ημέρες από την επιλογή, κοινό για το nineflat.com και τους υποτομείς του).
• Μετρήσεις και διαφήμιση (μόνο με συγκατάθεση): Google Analytics 4, Google Ads και Meta Pixel. Πριν επιλέξετε, όλες οι σχετικές αποθηκεύσεις παραμένουν απενεργοποιημένες (Google Consent Mode v2 με προεπιλογή «άρνηση»). Επιλέγοντας «Απόρριψη όλων» στο σχετικό παράθυρο, δεν ενεργοποιούνται.
• Ανάλυση προϊόντος: χρησιμοποιούμε PostHog, που χωρίς τη συγκατάθεσή σας κρατά τα στοιχεία μόνο στη μνήμη της σελίδας, χωρίς cookies. Με τη συγκατάθεσή σας καταγράφει την οθόνη με κρυμμένα τα προσωπικά στοιχεία.
• Σύνδεση επισκέψεων (μόνο με συγκατάθεση): αν αποδεχτείτε το «Να θυμάστε την επίσκεψή μου», το PostHog κρατά ένα αναγνωριστικό σε cookie στο nineflat.com και στους υποτομείς του για 30 ημέρες από την τελευταία σας επίσκεψη, ώστε να συνδέουμε τις επισκέψεις, την εγγραφή και τη χρήση του ιστότοπου και της εφαρμογής μας. Μπορείτε να το ανακαλέσετε οποιαδήποτε στιγμή από τις Επιλογές cookies. Αυτό δεν επηρεάζει τη σύνδεση ή τη χρήση του Nineflat και δεν διαγράφει δραστηριότητα που έχει ήδη καταγραφεί.

Μπορείτε να αλλάξετε την επιλογή σας οποιαδήποτε στιγμή από τις Επιλογές cookies. Η απόρριψη των προαιρετικών cookies δεν επηρεάζει τη χρήση της Υπηρεσίας.

11. Επικοινωνίες email, SMS και Viber

Λειτουργικές ειδοποιήσεις (υπενθυμίσεις πληρωμής, αποδείξεις, ενημερώσεις μίσθωσης) αποστέλλονται για λογαριασμό του ιδιοκτήτη ή διαχειριστή σας. Μπορείτε να απεγγραφείτε από τις προαιρετικές ειδοποιήσεις μέσω του συνδέσμου απεγγραφής κάθε email και από SMS/Viber απαντώντας STOP. Εάν ένα email «επιστρέψει» ή επισημανθεί ως ανεπιθύμητο, η διεύθυνση καταχωρίζεται αυτόματα σε λίστα καταστολής ώστε να μην ξαναλάβει μηνύματα. Κρίσιμες ειδοποιήσεις λογαριασμού και επιβεβαιώσεις πληρωμών αποστέλλονται πάντοτε.

12. Ανήλικοι

Η Υπηρεσία δεν απευθύνεται σε πρόσωπα κάτω των 18 ετών και δεν συλλέγουμε εν γνώσει μας δεδομένα ανηλίκων. Εάν αντιληφθείτε τέτοια συλλογή, ενημερώστε μας για να τα διαγράψουμε.

13. Αλλαγές στην παρούσα Πολιτική

Ενδέχεται να επικαιροποιούμε την Πολιτική. Για ουσιώδεις αλλαγές θα ενημερωθείτε μέσω email ή εμφανούς ειδοποίησης στην πλατφόρμα πριν από την έναρξη ισχύος. Η ημερομηνία «Τελευταία ενημέρωση» στην κορυφή δείχνει την τρέχουσα έκδοση.

14. Επικοινωνία

Υπεύθυνος επεξεργασίας: Sudoplz S.R.L., Hagi Dina 37C, 052161, Βουκουρέστι, Ρουμανία (αρ. Εμπορικού Μητρώου J2024037446006, ΑΦΜ/VAT RO50815930, μετοχικό κεφάλαιο 200 RON ολοσχερώς καταβεβλημένο), η οποία λειτουργεί την πλατφόρμα Nineflat. Για κάθε θέμα απορρήτου ή άσκηση δικαιωμάτων: legal@nineflat.com ή support@nineflat.com. Στοχεύουμε σε απάντηση εντός 3 εργάσιμων ημερών και το αργότερο εντός ενός μηνός για αιτήματα δικαιωμάτων.